Pandemia COVID-19 a accelerat digitalizarea companiilor. Elemente cheie ale procesului de transformare

Adoptarea tehnologiei și respectiv digitalizarea proceselor operaționale au fost pe radarul companiilor de ceva vreme, dar erau considerate mai degrabă ca un deziderat și amânate pentru mai târziu, lovindu-se de multe ori și de o rezistență la schimbare.

Pe fondul crizei provocate de pandemie și, respectiv, a regulilor de distanțare socială impuse de la mijlocul lunii martie, companiile s-au aflat în postura mutării forțate a operațiunilor în mediul digital și/sau a suspendării temporare a activității în măsura în care natura acesteia nu permitea munca de la distanță.

Astfel, putem spune că ultimele două luni au semănat mai degrabă cu un experiment sau un test de rezistență atât pentru companii, care au fost nevoite să accelereze transformarea digitală, cât și pentru angajați, care au trebuit să se adapteze la noi tehnologii. 

Munca de acasă, potrivită pentru România?

România a înregistrat anul trecut un procent de doar 0.6% al angajaților care lucrează uneori de acasă, cu mult mai mic ca media UE, de 10.8%. Pe de altă parte, în momentul în care vorbim despre munca de acasă, trebuie să nu omitem factorul decisiv și limitativ, și anume natura activităților desfășurate. 

La o analiză succintă a distribuției forței de muncă din România, observăm că doar 15%-20% din totalul forței de muncă ocupate este implicată în activități care pot fi desfășurate de acasă, precum activități profesionale, informații și comunicații etc. Pe de altă parte, acest lucru nu înseamnă că în cadrul companiilor care prin natura activităților desfășurate nu sunt potrivite pentru munca de la distanță/ acasă, nu se pot optimiza și implicit digitaliza anumite procese, care să ducă la o productivitate crescută.

Cum a reacționat mediul de afaceri? 

Unele companii aveau posibilitatea lucrului de acasă o zi sau două pe săptămână, fie un orar de lucru flexibil, ca parte din pachetul de beneficii. Cu toate acestea, majoritatea au avut emoții în momentul mutării majorității activităților în mediul online, întrucât nu efectuaseră teste de o asemenea amploare atât din punct de vedere al infrastructurii tehnice, cât și a modului de lucru și colaborare. 

Astfel, aproape peste noapte s-au văzut forțate să se mute virtual, să-și regândească fluxul de lucru și chiar să implementeze noi politici și proceduri. Ca urmare a contextului actual, s-a observat o mobilizare a mediului de business însoțită și de o schimbare a mentalității relativ rigide către o abordare mai pragmatică și versatilă ”încercăm și vedem dacă funcționează”. Un avantaj au avut companiile care aveau deja implementate tehnologiile și procesele necesare care să permită conectarea de la distanță la infrastructura IT a organizației, oferindu-le astfel premisele pentru o tranziție de succes.

Există companii din domenii precum retailul online, IT&C, telecom și sectorul bancar, care nu numai că au reușit cu succes mutarea activității în mediul virtual, dar au observat și o creștere a productivității angajaților. Mai mult decât atât, au fost adaptate chiar și anumite activități care până de curând se desfășurau preponderent față în față, precum cele din domeniul asigurărilor auto privind inspecțiile de daună sau consultațiile medicale ușoare. 

Elemente cheie ale digitalizării

Astfel, dacă ar fi să ne referim la cele mai bune practici privind mutarea desfășurării activității la scară largă în mediul online, printre factorii cu o contribuție semnificativă la o transformare lină și implicit cât mai lipsită de probleme putem enumera implementarea tehnologiilor digitale, optimizarea și digitalizarea proceselor operaționale susținute de un management al schimbării adecvat. 

Nu trebuie exclus însă din această ecuație factorul uman. Desigur, nu se poate vorbi despre digitalizare în absența tehnologiei, dar deseori obstacolele și provocările companiilor în adoptarea unui nou mod de lucru apăreau datorită birocrației și a reticenței de a schimba practicile și rareori datorită tehnologiei per se. 

Pentru o implementare cu succes a unei transformări digitale care să faciliteze lucrul de acasă într-o manieră eficientă și productivă, trebuie aliniate toate componentele unei organizații:

  • Servicii și produse cu valoare adăugată pentru clienți, furnizori și comunitate;
  • Identificare ineficiențelor în proceselor operaționale;
  • Capabilitățile IT și gradul de tehnologizare ale companiei;
  • Cultura organizațională și abilitățile personalului.

Astfel, transformarea digitală a proceselor operaționale este un proces integrat (end-to-end), iar lipsa interoperabilității subminează deseori punerea în aplicare a tehnologiilor digitale.

Unul dintre efectele neașteptate ale acestei pandemii este faptul că organizațiile au realizat beneficiile transformării digitale. În condițiile în care se vorbește de conviețuirea pe termen mediu lung cu unele restricții, companiile sunt mai înclinate să își analizele procesele și procedurile și să-și regândească operațiunile, astfel încât lucrul de la distanță să devină noul mod de operare.


Puteți citi și: