În ultimii ani, livrarea în stil clasic a unor calculații și rapoarte salariale standard nu a mai fost suficientă pentru procesul decizional. Cu atât mai mult, în contextul “pandemiei Covid”, companiile au avut nevoie de analize mai complexe și în același timp ușor interpretabile, pentru a lua decizii rapide privind structura de personal și cheltuielile aferente.
Comparația dintre buget și datele în timp real este o analiză ce capătă o importanță din ce în ce mai mare în procesul decizional al managerilor și liderilor, iar accesul facil la astfel de date devine esențial. Astfel a apărut nevoia de vizualizare a datelor de salarizare ale întregii organizații și de vizibilitate a tuturor proceselor de salarizare la nivel global. Acest lucru pare un obiectiv greu de atins în condițiile în care cele mai multe companii utilizează programe software diferite în fiecare țară și chiar furnizori de servicii de salarizare diferiți. Managerii ajung astfel să aibă de-a face cu o mulțime de formate de rapoarte diferite pe care trebuie sa le analizeze. În mod tradițional, departamentele interne desfășoară multă muncă de rutină pentru uniformizarea acestor rapoarte și consolidarea către grup.
În cazul companiilor internaționale sau multinaționale, uniformitatea în raportarea pe care o fac subsidiarele devine importantă, deoarece rezultatele sunt mai ușor și mai rapid de accesat, comparațiile fiind relevante.
O soluție alternativă actuală este implementarea unei platforme globale de salarizare – o platformă unică ce oferă tablouri de bord care creează vizibilitate asupra activităților de procesare a salariilor pentru toate țările/entitățile din grup.
Ce este o Platforma Globală de Salarizare?
O astfel de soluție tehnică este dezvoltată să acționeze ca un liant între sisteme diferite, să creeze automat rapoarte uniforme, folosind ca sursă de date simple state de plată în format excel, generate de programul local din fiecare țară .
Deși configurarea platformei poate fi un proces de durată, rezultatul implementării asigură un nivel superior de vizualizare a datelor
Pe lângă obiectivul principal de uniformizare în raportare, o astfel de platformă vine la pachet și cu alte avantaje, reprezentând o experiență consecventă la nivel global, cu respectarea concomitentă a regulilor de conformitate locală:
- Standardizează procedurile și controlul proceselor de salarizare- economie considerabilă de timp;
- Elimină schimbul de informații pe email- inputul si outputul salarial se realizează prin upload și download din platformă, în condiții de securitate a datelor;
- Asigură vizualizarea în timp real a procesului de calcul salarial – se transmit notificări automate pe email direct persoanelor responsabile de fiecare activitate;
- Asigură interfața cu o arie largă de sisteme de resurse umane si financiare.
Care sunt ingredientele unei implementări de succes?
Sunt trei actori implicați într-o astfel de implementare: echipa de proiect a companiei, echipa tehnică de configurare a platformei și furnizorul local de servicii de salarizare, fiecare cu un rol diferit. Centrul intereselor îl reprezintă, însă, nevoile companiei: înțelegerea specificului local, definirea legăturilor dintre elementele statului de plată local și rapoartele platformei globale și în final, vizualizarea datelor din calculul salarial în tabloul de bord, prin rapoartele uniform dezvoltate (rapoarte de cost, variații lunare, note contabile, rapoarte privind personalul activ la nivel de individ, țară sau întreaga organizație, rapoarte KPI privind derularea în timp a calculației salariale, precum și interfață de tipul “Employee Self Service” pentru salariați).
Odată configurările tehnice ale platformei încheiate, urmează etapa de testare: un calcul salarial ipotetic pentru una sau două luni, înainte de prima luna de utilizare efectivă. Cu cât scenariile de testare sunt mai complexe, cu atât se asigură un grad mai înalt de confort în utilizarea platformei.
Expertiza locală rămâne un factor important
Dincolo de obiectivul cheie de armonizare a rapoartelor de salarizare și de avantajele evidente oferite de soluțiile globale pentru procesele de salarizare, acestea trebuie să asigure conformitatea cu legislația locală. În acest sens, rolul echipei locale este covârșitor în etapa de implementare. Prezentarea obligațiilor de raportare locală și a termenelor legale aferente reprezintă punctul de start pentru construirea de soluții viabile. În cazul României, astfel de cerințe de raportare și procese specifice țării sunt: pregătirea și depunerea declarațiilor lunare privind taxele salariale, decontarea sumelor din concedii medicale de la Casele de Sănătate, precum și raportările la Inspectoratele Teritoriale de Muncă, procese care rămân în sarcina furnizorului local de servicii.
