În ultimul deceniu, consumul de date asociat cu crearea, înregistrarea, copierea și vizualizarea datelor a crescut cu 5.000% conform Forbes, de la 1,2 trilioane de giga biți la aproximativ 60 trilioane giga biți. Pentru următorul deceniu, Statista estimează o creștere anuală a volumului de date cu 19.2%, ajungând la 145 trilioane de giga biți până în 2025.
În acest context guvernanța datelor în cadrul companiilor devine un factor decisiv pentru succesul pe termen mediu și lung al unei companii, fapt evidențiat de PwC US Pulse Survey, conform căruia liderii de management al riscului au constat o creștere cu 63% a riscurilor asociate guvernanței datelor.
Așadar, pentru a avea o bază solidă în gestiunea datelor, organizațiile trebuie să evalueze provocările actuale legate de date, să identifice lacunele în utilizarea acestora și să prioritizeze domeniile cheie de interes – confidențialitatea, accesul și gestionarea datelor, sub umbrela unei inițiative de guvernare a datelor. Odată selectat un cadru adecvat, organizațiile ar trebui să demareze procesul de execuție prin alinierea componentelor cadru definite conform structurii și peisajului de utilizare a datelor. Pentru a asigura succesul în guvernarea datelor, este important să se stabilească puncte de control intermediare și să se asigure că organizația se îndreaptă către obiectivele de guvernanță stabilite.
Tipuri de Master Data (Tranzacțională, Master Data)
Pentru a înțelege mai bine cum guvernanta datelor poate ajuta companiile să-și eficientizeze gestionarea afacerii trebuie să ne uităm la tipurile de date care sunt utilizate și/sau generate în cadrul unei companii
Date de bază (Master Data) constituie elementul de baza în derularea oricărui proces în cadrul unei afaceri. Datele de bază conțin informații despre clienți, furnizori, angajați, produse, active, adrese, coduri poștale.
Date tranzacționale (Transactional Data) constau în date care urmăresc activitatea unei companii. Exemple de date tranzacționale sunt: comenzile de achiziție, comenzile de producție, angajări/concedieri in sistemele de resurse umane. Toate aceste date sunt create, utilizate și stocate în sisteme de gestiune a afacerii (ERP system).
Date pentru raportare sunt intersecția dintre datele de baza și datele tranzacționale și sunt folosite pentru a structura informațiile stocate. Aceste rapoarte oferă claritate și sunt folosite pentru a ajuta procesul de luare a deciziilor.
Date de referință sunt în cele mai multe cazuri “livrate” în cadrul sistemului de planificare a afacerii. Exemple pentru acest tip de date pot sa fie: lista țărilor, formatul codului poștal pentru fiecare tara, unități de măsura, etc.
Cel mai des întâlnite probleme
În proiectele implementate pe parcursul ultimilor zece ani problemele întâlnite pot fi încadrate în următoarele categorii:
Lipsa de standardizare și redundanțele. În cadrul proiectelor implementate de PwC în zona de planificare a resurselor companiilor (ERP, S4HANA) în topul punctelor nevralgice enumerate de clienți, lipsa de standardizare ocupă în majoritatea cazurilor locul fruntaș. Inexistența unor date standardizate duce la imposibilitatea de a avea o raportare omogenă la nivelul companiei și poate limita capacitatea de a lua decizii oportune pentru afacere. În același timp lipsa standardizării duce la crearea de date redundante.
Așadar putem spune ca lipsa standardizării este frecvent punctul declanșator în decizia companiilor de a implementa un sistem ERP.
Lipsa unui sistem central de creare și mentenanță a datelor. In contextul menționat mai sus în care volumul de date în ultimul deceniu a crescut exponențial, numeroase companii au dificultăți în a-l gestiona. Într-o economie ce devine preponderent globalizată sistemele zonale sau specifice pentru fiecare țară devin problematice și afectează buna funcționare a unei afaceri, dar și interacțiunea cu furnizorii și clienții.
Absența guvernanței și a unor politici globale de măsurare a calității datelor. În multe companii politicile de creare și mentenanță a datelor nu sunt realizate după un șablon centralizat. Acest fapt generează pe termen mediu incompatibilității între datele folosite în diverse regiuni sau țări.
Măsurarea calității și un proces de aprobare sunt adesea inexistente în companiile în care investițiile în sisteme IT nu au fost prioritate.
Viziunea PwC despre guvernanta și structurarea datelor
Viziunea PwC pentru ghidarea clienților în procesul de digitalizare și implementare a unui sistem de gestionare a afacerilor este baza pe următorii piloni:
Definirea unei strategii de guvernanță a datelor. Începutul călătoriei de transformare și implementare a unui sistem de gestiune al afaceri pornește de la definirea țintelor pe care compania dorește să le atingă în cadrul implementării. Pe baza acestora putem defini o strategie globală de guvernanță a datelor, dar și indicatorii de performanță ce trebuie atinși la crearea și mentenanța datelor. Această strategie este gândită de regulă pentru o durată de viață a sistemului de minim 10 ani.
Definirea strategiei de migrare. Continuarea firească a definirii modului în care datele vor arăta în viitorul sistem este definirea strategiei de extragere, transformare (standardizare) și încărcare a datelor în viitorul sistem. Un proces amplu de cartografiere a datelor din sisteme sursă este necesar pentru a asigura uniformizarea datelor în concordanță cu strategia definită mai sus. Procesul de încărcare a datelor în noul sistem este recomandat a se face în mai multe iterații, urmate de cicluri de testare a datelor în procesele companiei. În acest mod se diminuează posibilitatea ca datele încarcă în sistemul productiv să fie neconforme.
Definirea strategiei de gestionare a ciclului de viață. Odată ce o strategie solidă de gestionare a ciclului de viață a datelor este în vigoare, o întreprindere poate obține beneficii semnificative, inclusiv o mai bună responsabilitate, o conformitate mai ridicată, economii de costuri, o guvernanță organizațională eficientă, o mai bună protecție a datelor și o mai mare integritate a raportării.
