Odată cu închiderea marilor centre comerciale și a business-urilor din HoReCa, livrările online au devenit parte integrantă a vieții oamenilor în timpul pandemiei COVID-19, iar companiile au fost nevoite să acționeze rapid pentru a se adapta, dar și pentru a respecta restricțiile impuse de instituirea stării de urgență. Astfel, din dorința de a-și vedea afacerile supraviețuind și a-și păstra măcar o parte din angajați, mulți s-au orientat rapid către livrările online, dar au pierdut din vedere aspecte esențiale: de autorizare la Registrul Comerțului, fiscalizarea caselor de marcat, normele privind GDPR, etc.
Care sunt situațiile ce nasc noile obligații?
Deși dezvoltarea segmentului de e-commerce era pe agenda tuturor, această trecere spre online devine mai abruptă în contextul actual, iar marii câștigători vor fi aceia care vor reuși să se adapteze cât mai rapid noilor realități, prin asigurarea infrastructurii necesare. Oricum, majoritatea avea în plan adoptarea e-commerce-ului încă dinainte de criză, unii chiar dezvoltându-și platforme proprii sau creând parteneriate în acest sens.
Dar ceea ce trebuie avut în vedere este că trecerea din segmentul en-gros în segmentul de vânzare cu amănuntul, prin intermediul platformelor de e-commerce, aduce cu sine și o serie de implicații fiscale și juridice.
Astfel, un prim aspect care trebuie avut în vedere de către operatorii economici este reprezentat de includerea codului CAEN secundar corespunzător în actul constitutiv (în măsura în care acesta nu figurează deja pe lista obiectelor de activitate secundare) și de notificare a Registrului Comerțului cu privire la activitatea secundară ce urmează a fi desfășurată.
În plus, atunci când vorbim despre comerț cu amănuntul, trebuie să avem în vedere o serie de cerințe adiționale cum ar fi obligativitatea de emitere de bonuri fiscale (cu emiterea zilnică a raportului Z) și implicit cumpărarea și autorizarea aparatelor de marcat electronice fiscale. Astfel, conform prevederilor Art. 1 ale OUG nr. 28/1999 operatorii economici care încasează, integral sau parțial, cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit sau a substitutelor de numerar contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul, precum și a prestărilor de servicii efectuate direct către populație, au obligația de emitere bon fiscal și de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale. Cum fiscalizarea caselor de marcat se poate face acum și online, obligația nu ar reprezenta o barieră de intrare.
Pe de altă parte, este bine de știut că există și anumite excepții, anumite situații în care operatorii economici care desfășoară activitatea de comerț cu amănuntul nu sunt ținuți de obligația de a emite bonuri fiscale.
Astfel, conform Art 2. pct. h) dinOUG nr. 28/1999 se exceptează de la prevederile art. 1 alin. (1) încasările efectuate din comerțul cu amănuntul prin comis-voiajori, precum și prin corespondență, cu excepția livrărilor de bunuri la domiciliu efectuate de magazine și unitățile de alimentație publică, pe bază de comandă.
Cu alte cuvinte, în funcție de modalitatea de preluare a comenzilor, de livrare a produselor și de încasare a contravalorii acestora, operatorul economic se poate afla fie în poziția de a trebui să emită bon fiscal pentru vânzările efectuate, fie în poziția de a emite factură fiscală și, respectiv, chitanță.
Comerțul electronic aduce cu sine și provocări din perspectiva protecției datelor cu caracter personal. Astfel, pentru comercianții care până la acest moment desfășurau doar activitatea de vânzare en-gros, trecerea la segmentul de comerț cu amănuntul va determina, în mod automat, prelucrarea unui volum substanțial de date cu caracter personal. Obligațiile concrete și impactul efectiv din perspectiva protecției datelor cu caracter personal vor depinde, în cea mai mare măsură, de modalitatea în care comercianții vor alege să vândă produsele către persoanele fizice (parteneriate cu platforme de e-commerce deja existente, dezvoltarea unei platforme proprii, soluțiile utilizate pentru livrarea produselor etc.). Independent de soluția implementată din punct de vedere operațional, extinderea ariei de activitate în sfera comerțului cu amănuntul va implica, în toate situațiile, și o analiză din perspectiva legislației privind protecția datelor cu caracter personal.
În concluzie, extinderea ariei de activitate din segmentul en-gros în e-commerce către consumatorul final reprezintă o modalitatea de adaptare la condițiile anevoioase de piață de la acest moment, dar și un pas spre digitalizare și actualizare a fluxului operațional, obligatoriu să fie efectuat în conformitate cu prevederile legislative.
