Munca de acasă și tehnologia: Ce înseamnă să fii pregătit din perspectiva IT?

Bogdan Alecu

Pandemia COVID-19 a forțat mulți angajați și angajatori, chiar dacă nu avuseseră experiența muncii de acasă anterior, să implementeze efectiv peste noapte acest mod de lucru. Evident că tranziția a fost mai ușoară pentru acele organizații care au practicat munca flexibilă anterior, pentru că dispuneau de o infrastructură minimă necesară, de la end user devices (EUE), adică laptop-uri, tablete, smartphone-uri, până la rețea, acces la Internet, securitate, aplicații care să se preteze conectării de la distanță. 

Ca urmare a acestei schimbări, toate companiile au accelerat investițiile în securitatea și capacitatea rețelelor, pentru a face față multitudinii de videoconferințe și pentru a susține platforme colaborative în cloud pentru angajați sau pentru interacțiunea cu clienții. Tehnologia necesară muncii de acasă trebuie privită din două unghiuri: al organizației (respectiv a infrastructurii IT) și al angajatului. 

Din perspectiva angajatului, lucrurile sunt ceva mai simple atâta timp cât are un echipament care se poate conecta la Internet (computer, telefon, tabletă) și o conexiune la Internet. Aplicațiile instalate pe astfel de echipamente permit în condiții de siguranță (tuneluri VPN etc) conectarea la ”birou” și accesarea infrastructurii. Problemele care au apărut pe parcurs s-au datorat în principal capacității sau calității reduse a conexiunii casnice, care în vremuri normale părea suficientă. . Din fericire singurul aspect de digitalizare la care România este fruntașă este infrastructura, viteza internetului fiind printre cele mai performante din Europa, iar prețuri accesibile. Și dacă aceasta este insuficientă, există posibilitatea de a utiliza telefonul de serviciu în modul hotspot.

Din cealaltă perspectivă, a organizației, lucrurile sunt mult mai complexe. Într-o configurație uzuală, există o cameră tehnică locală, un mini data center, care grupează majoritatea serverelor organizației. De altfel, accesul la diverse servicii și aplicații se face pe rețeaua locală, foarte rapidă. Pot exista însă și servicii IT externe, SaaS, PaaS, IaaS, în general bazate pe tehnologia ”cloud”. Accesul la astfel de servicii (ca de altfel la tot ce înseamnă Web) este permis angajaților printr-un firewall care protejează rețeaua internă a organizației, și mai departe printr-una sau mai multe conexiuni la Internet, furnizate de operatori specializați. În funcție de nevoile de transfer de date din și spre serviciile externe ale fiecărei organizații, se dimensionează conexiunea la Internet.

Ei bine, dacă dimensiunea acestei conexiuni este suficientă pentru situația când majoritatea angajaților lucrează din birou, și foarte puțini de la distanță, în condițiile actuale, când toată lumea lucrează de acasă, această conexiune poate deveni subdimensionată. Mai mult, toată tehnologia care stă în spatele conectării de la distanță (VPN, diferite tehnologii de securitate, etc.) pot fi pur și simplu incapabile să facă față traficului solicitat de atât de multe conexiuni externe.

Avantajate sunt companiile care au investit în tehnologia cloud și au migrat toate serviciile interne într-un data center extern sau chiar au adoptat predominant tehnologii SaaS (Software as a Service). În acest caz, conectarea la serviciile și aplicațiile IT devine independentă de locația utilizatorului (din birou, de acasă etc.).

O altă dimensiune introdusă de această situație este imposibilitatea organizării de întâlniri în modul tradițional. Angajații stau acasă, dar trebuie să lucreze împreună, să colaboreze pe diverse documente, să poată stabili întâlniri virtuale, între ei sau cu clienții lor. Organizațiile care au avut implementate sisteme de videoconferințe, de chat și de webcasting nu au avut mari probleme în desfășurarea activității ca înainte. Dimensionarea acestor sisteme este însă iarăși critică: una este să ai o videoconferință cu doi-trei participanți și cu totul altceva este când sunt câteva zeci sau chiar sute.

Nu în ultimul rând trebuie menționată partea ce ține de abilitățile digitale ale angajaților. Foarte mulți dintre aceștia, care au lucrat exclusiv din birou, au întâmpinat dificultăți în accesarea și utilizarea aplicațiilor care le permit să-și continue activitatea de acasă. În cele mai multe cazuri, a fost nevoie de training intensiv pentru ca angajații să acumuleze rapid un minim de cunoștințe pentru a se adapta la noul mod de lucru. Aici intervine încă considerația anterioară: cum poți face sesiuni de training simultan la sute de persoane dacă nu ai un sistem bine pus la punct care să permită acest lucru.

Legat de educația digitală a utilizatorilor, este importantă și partea de suport IT. În condiții normale, majoritatea organizațiilor au un grup de suport IT localizat chiar în birou la care apelezi direct pentru rezolvarea unei probleme. În situația actuală acest sistem a fost pus la încercare. Cel mai ușor să se adapteze le-a fost companiilor care au grupuri de suport IT regionalizate (și în consecință virtuale) sau chiar au acest serviciu externalizat complet. Serviciile de suport pot fi acordate telefonic, video sau prin aplicații de chat. 

În concluzie, pandemia COVID-19 a pus la grea încercare limitele tehnologiilor pe care organizațiile au ales să le implementeze de-a lungul timpului. Unele au fost mai bine pregătite, mai ales cele care au avut o viziune mai progresistă și care au acceptat să investească consistent în aceste tehnologii, precum și în educarea personalului. Altele au fost prinse pe picior greșit și încearcă să se adapteze din mers. Furnizorii de astfel de soluții (marii producători de software, operatori de telecomunicații etc.) au sărit prompt în ajutor, dar costurile sunt mult mai mari și un proiect de infrastructură IT serios nu se implementează peste noapte. S-au învățat multe lucruri în această perioadă, iar cel mai important este că lumea de mâine se îndreaptă în direcția digitalizării, iar criza generată de pandemie doar a grăbit simțitor lucrurile.

 Bogdan Alecu, Pwc CEE Chief Technology Officer


Puteți citi și: