Îmi place să le țin discursuri oamenilor despre ceea ce ar trebui să facă în job-ul lor (și evident mă uit mult mai puțin critic la ceea ce fac eu). Așa că, întrebat fiind de un prieten care cred eu că ar trebui să fie prioritățile unui CFO, i-am povestit despre toate sistemele și inițiativele digitale din PwC și despre creșterea eficienței pe care o obținem folosindu-le.
Tehnologia este importantă și din ce în ce mai necesară în activitatea noastră de zi de zi. Lucrăm de la distanță și trebuie să comunicăm eficient și să împărtășim informațiile în timp real, pentru că altfel nu putem să respectăm termenele de raportare din ce în ce mai strânse. Rezultatele financiare în timp real nu mai constituie un lux, ci o nevoie de business.
Instrumentele de care avem nevoie depășesc însă cu mult cerința de bază pentru un ERP: ne trebuie sisteme de gestionare a documentelor, de automatizare a proceselor tranzacționale, de editare colaborativă a documentelor, sisteme de front-office pentru îmbunătățirea satisfacției clienților interni (cum ar fi un „chatbot”), interfețe de toate felurile, instrumente de planificare și monitorizare a proiectelor.
Acestea fiind zise, realitatea este că multe din aceste tool-uri sunt scumpe, iar eficiența lor este puternic dependentă de calitatea trainingului atât pentru echipele de back-office, cât și pentru clienții interni. Date fiind bugetele sub presiune și alegerile dificile aduse de realitățile pandemiei, timpul și resursele necesare pentru implementarea acestor sisteme nu sunt disponibile pentru multe firme.
Ținând cont de noile realități, ce poți să faci ca CFO?
Păstrează-ți resursele și investește în competențele echipei
Trăim într-o lume foarte orientată spre KPI. Costul echipei de financiar ar trebui să fie sub x% pentru că acolo sunt competitorii noștri. Activitățile tranzacționale ar trebui mutate în Shared Service Center și costul per tranzacție ar trebui redus cu y%. Marginea ar trebui îmbunătățită cu z puncte procentuale.
Cel mai simplu răspuns la toate aceste presiuni ar fi: se reduce puțin personalul, sarcinile sunt realocate către supraviețuitori și KPI-ul este livrat.
Dar câteodată abordarea simplă este prea simplistă, pentru că de fiecare dată când tăiem resursele se pierde ceva din cunoștințele organizației și procesele se degradează încet-încet.
Sfatul meu: țineți-vă echipa intactă câtă vreme situația nu este disperată. Eficiența este importantă și trebuie căutată, dar în același timp trebuie să menținem moralul și motivația organizației. Economiile mari de costuri sunt de obicei în altă parte, așa că este preferabil să educăm echipa să folosească mai bine sistemele, să îmbunătățească procesele și să livreze un „client experience” mai bun către organizație.
Demontează birocrația în ”toată” organizația
De-a lungul timpului, multe din procesele interne devin complexe și greoaie și încep să arate mai degrabă a ritualuri și nu a soluții pentru probleme existente. Am văzut de multe ori proceduri și moduri de lucru care rezolvă perfect probleme care au dispărut de acum cinci ani, dar care sunt încă menținute din inerție.
În mod ironic, departamentul financiar-contabil nu mai este în multe organizații principalul factor de birocrație, comparativ cu alte departamente sau cu contractorii externi.
Un CFO ar trebui să se uite la simplificarea proceselor dincolo de zona de confort din contabilitate și să se uite în ansamblu la tot back office-ul când stabilește prioritatea proiectelor de creștere a eficienței.
De ce procesăm atâtea documente?
De obicei eficiența pentru departamentele financiare este măsurată în costul per tranzacție – cât costă să înregistrezi o factură sau un decont. De aceea, de multe ori ne concentrăm să optimizăm modul de înregistrare și nu ne uităm să reducem numărul de documente pe care trebuie să le procesăm.
De aceea, poate fi folositor să ne uităm și la cantitatea de facturi și deconturi de valoare mică pe care le primim și să provocăm echipele să găsească soluții. Putem reduce numărul de furnizori ocazionali? Putem să obținem facturi consolidate pentru achizițiile de mică valoare? Putem folosi diurna în loc de deconturi pentru cheltuielile de deplasare?
Citește și:
Atenție la achiziții
În multe companii o funcție de achiziții se ocupă de selecția furnizorilor, gestionarea categoriei și evaluările periodice, totul evident urmărind niște ținte de reducere a costurilor. Este însă foarte important ca departamentul de achiziții să acopere toate ariile din firmă, chiar și Marketing sau IT, care sunt câteodată exceptate de la procedurile standard.
Țintele propriu-zise de achiziții, deși bine intenționate, pot câteodată să deconecteze procesul de nevoile afacerii și să devină un scop în sine, depinzând de modul de calcul. De exemplu, calculul reducerilor de cost pentru un proiect ca diferență între cea mai bună și cea mai proastă ofertă primită nu înseamnă de multe ori mare lucru.
De asemenea, mai multă atenție ar fi binevenită la începutul proceselor de achiziției prin discutarea cerințelor tehnice excesive sau a soluțiilor personalizate. Chiar nu putem cumpăra un produs standard?
