Adriana Costea
Ștefan Cristescu
Bogdan Cârpă-veche
Pandemia a oprit fabrici și a rupt lanțuri de aprovizionare, războiul din Ucraina a reconfigurat costurile cu energia și materiile prime, a creat o incertitudine de securitate și continuă să o facă, iar relativ recenta criza a carburanților generata de conflictul din Iran a adăugat volatilitate acolo unde era nevoie de predictibilitate.
Acum, instabilitatea din sectorul energetic rezultată din perioada caniculară pune sub presiune directă capacitatea de producție în special a industriilor energofage. De fiecare dată, companiile au găsit soluții operaționale însă, de fiecare dată, consecințele fiscale și juridice le-au luat prin surprindere pentru că, din păcate măsurile de cele mai multe ori impuse prin legi si ordonanțe nu au fost supuse unor studii de impact. Astfel că impactul deciziilor comerciale se vede abia când e prea târziu: la primul control ANAF, la prima declarație depusă sub presiune, la prima inspecție care pune întrebări incomode.
Să fim concreți. O fabrică ale cărei linii de producție depind de echipamente ale căror parametri de lucru sunt atinși la anumite temperaturi sau care necesită calibrări la primele cicluri de rulaj se confruntă cu o pană de curent sau cu o sistare a activității rezultate din oprirea alimentarii cu energie urmare a unei decizii guvernamentale. Comercial, consecințele sunt vizibile imediat: comenzi pierdute, livrări întârziate, penalități contractuale. Dar ce se întâmplă pe plan fiscal?
Dincolo de efectele comerciale, fiecare oprire și repornire a instalațiilor generează costuri tehnologice suplimentare. În funcție de specificul echipamentelor, reluarea producției presupune parcurgerea unor cicluri de încălzire, reglaj și calibrare până la atingerea parametrilor optimi de funcționare. În această perioadă se consumă materii prime, materiale auxiliare și utilități care nu se regăsesc în produsul finit. În anumite cazuri, materia primă introdusă în proces este utilizată exclusiv pentru testarea și ajustarea parametrilor tehnologici, iar în altele o parte din material rămâne pe circuitele, conductele sau traseele tehnologice și nu mai poate fi recuperată economic. La acestea se adaugă, după caz, consumuri suplimentare de energie electrică, gaze naturale sau alte utilități necesare readucerii instalațiilor la regimul normal de operare.
Problema este că norma de consum, construită pentru un flux continuu de producție, nu prevede în general aceste scenarii. Consumul suplimentar generat de ciclurile repetate de pornire și oprire poate depăși parametrii stabiliți inițial, iar în lipsa unor norme actualizate care să reflecte aceste realități operaționale, diferențele pot fi contestate de autoritățile fiscale, cu impact asupra deductibilității cheltuielilor și, în anumite situații, asupra deductibilității TVA. Astfel compania ajunge să suporte nu doar costul economic al perturbării activității, ci și riscuri fiscale suplimentare generate de o documentare insuficient adaptată situațiilor excepționale.
Însă adevărata problemă apare mult mai târziu. Nota de plată nu vine în momentul opririi producției, ci peste câțiva ani, odată cu inspecția fiscală. Atunci apare inevitabil prima întrebare: ce ar fi trebuit să fac și cum ar fi trebuit să mă pregătesc? Dar aproape imediat aceasta este înlocuită de o întrebare și mai importantă: sunt aceste procese documentate corespunzător măcar pentru funcționarea normală a activității sau discutăm despre un risc care exista cu mult înainte de apariția situației excepționale? De multe ori, criza nu creează problema, ci doar o scoate la suprafață, evidențiind lipsa unor proceduri, norme de consum și justificări tehnice care ar fi trebuit să existe deja și în absența unui eveniment extraordinar.
Indiferent de opiniile existente cu privire la oportunitatea unor măsuri excepționale adoptate în perioade de criză, mediul de afaceri a fost nevoit să se adapteze și să le implementeze, fără a avea luxul de a alege dacă este sau nu de acord cu acestea. Contribuțiile solicitate sectorului bancar, mecanismul IMCA, ICAS sau măsurile excepționale adoptate în perioada pandemiei sunt exemple relevante în acest sens. De fiecare dată, companiile au răspuns prin conformare la noul cadru impus. Dar exact în astfel de momente se vede diferența dintre companiile care au proceduri interne funcționale și cele care improvizează. În esență, reziliența unei organizații se construiește înainte de apariția crizei, nu în timpul acesteia, ceea ce confirmă actualitatea vechii zicale „paza bună trece primejdia rea”.
Din păcate, experiența practică arată că situațiile în care companiile au anticipat aceste riscuri și au documentat corespunzător atât scenariile obișnuite de funcționare, cât și pe cele excepționale, sunt mai degrabă excepția decât regula. Motivele sunt ușor de înțeles: presiunea operațională a activității curente, deficitul de personal calificat, volumele tot mai mari de responsabilități alocate acelorași echipe și, nu în ultimul rând, limitările bugetare. În consecință, atenția este orientată către gestionarea urgențelor imediate, iar documentarea proceselor și pregătirea pentru situații excepționale sunt adesea amânate pentru un moment care rareori mai vine
În calitatea noastră de consultanți, facem această observație cu un anumit regret. În practică, petrecem mult mai mult timp ajutând companiile să gestioneze consecințele unor probleme care s-au materializat deja decât construind împreună mecanisme care să le prevină. Cu alte cuvinte, intervenim mai des după apariția incendiului decât înaintea lui. Iar atunci când nota de plată sosește, de regulă după câțiva ani și sub forma unei inspecții fiscale, companiile descoperă că resursele pe care ar fi trebuit să le aloce prevenirii ar fi reprezentat doar o fracțiune din costul financiar, fiscal și operațional al remedierii.
Kurzarbeit rămâne exemplul cel mai grăitor: un instrument conceput pentru criză, dar de care au beneficiat real doar companiile care au reacționat rapid, au înțeles condițiile și au documentat corect totul. Celelalte fie au omis termenele, fie au aplicat greșit prevederile și s-au trezit cu riscuri suplimentare la inspecții.
Logica aceasta funcționează identic și în scenariul actual. Norma de consum ar trebui să conțină un mecanism de ajustare pentru opriri neprogramate, un „fail-safe” care să recunoască că ciclurile de încălzire, recalibrare și stabilizare generează pierderi previzibile, nu neglijență.
Pentru a continua exemplele care susțin necesitatea unui plan de reziliență putem să aducem în discuție penalitățile contractuale, atât cele plătite cât și cele încasate în contextul întreruperilor de producție. Și acestea ridică întrebări de deductibilitate și tratament TVA care se rezolvă aproape exclusiv prin calitatea documentației interne și prin felul în care sunt formulate clauzele contractuale. Forța majoră este invocată frecvent, dar rar verificată: Codul Civil o definește cu precizie, în timp ce mulți operatori economici o inserează în contracte ca pe o formalitate, fără a testa dacă definiția lor acoperă efectiv o criză energetică prelungită sau o restricție administrativă temporară. Diferența dintre o clauză care te protejează și una care doar ocupă spațiu în contract se vede exact în momente ca acestea.
Ceea ce arătă ultimii cinci ani este că perturbările au încetat să mai fie excepționale, sunt parte din peisajul normal de business. Companiile care tratează fiecare criză izolat, fără să investească într-un plan de reziliență care să cuprindă o varietate de scenarii și care să îmbine dimensiunea comercială cu cea contabilă, fiscală și juridică, își asumă riscuri care puteau fi evitate. Există instrumente legislative activabile în perioade excepționale, mecanisme de ajustare fiscală care pot diminua impactul și beneficii care rămân neaccesate pur și simplu pentru că nimeni nu le-a cartografiat din timp.
Poate că acesta este momentul în care scenariile de întrerupere trebuie să iasă din zona de „improbabil” și să intre în planificarea strategică a fiecărei companii, ca situații concrete, cu impact cuantificabil și cu răspunsuri deja pregătite.
Poate părea exagerat să te pregătești astăzi pentru o problemă care poate nu va apărea niciodată. Dar cei care au primit, după câțiva ani, o decizie de impunere semnificativă în urma unei inspecții fiscale știu foarte bine că pregătirea nu este un exercițiu teoretic. În spatele fiecărei sume plătite suplimentar există investiții care nu au mai fost realizate, proiecte amânate, locuri de muncă care nu au mai fost create și resurse care nu au mai putut fi direcționate către dezvoltarea companiei. Din această perspectivă, reziliența fiscală și juridică nu reprezintă doar o măsură de protecție, ci o investiție directă în capacitatea unei afaceri de a crește și de a rămâne competitivă.
