Obligația de a recicla cel puțin 60% din întreaga cantitate de ambalaje introduse pe piața națională de către fiecare agent economic ridică întrebări din perspectiva raportării și calcului. De exemplu, să luăm situația unui producător de medicamente care introduce pe piață și produse sau echipamente care nu intră în ciclul de fabricare și care, aparent, nu au o legătură directă cu activitatea de producție. Cum stabilește care este momentul declarării ? Cum determină cantitatea, în condițiile în care pe facturi sau pe documentele de transport nu se găsesc informațiile necesare? Prin urmare, pregătirea raportărilor, așa cum vom explica în continuare, inclusiv pe baza observațiilor din practică poate evita disputele cu autoritățile, economisind resurse și costuri suplimentare.
Care sunt obligațiile de raportare și care sunt procedurile ce trebuie să fie îndeplinite?
În fiecare lună, operatorul economic trebuie să raporteze cantitatea de ambalaje introdusă în piață și cantitatea de deșeu de ambalaj reciclată. Din experiență, modalitatea cea mai eficientă de comunicare cu autoritățile în această perioadă este prin platforma online pusă la dispoziție de AFM. Dar, pentru a o accesa, operatorii economici trebuie să depună o solicitare scrisă către Fondul de Mediu. De-abia după îndeplinirea acestei proceduri, autoritățile vor genera un nume de utilizator pentru acces și o parolă, pe baza documentului depus de companie.
Pe de altă parte, trebuie știut că înrolarea efectivă în platformă se realizează prin completarea on-line a formularului de pe site-ul AFM, unde trebuie încărcate suplimentar și alte documente (de exemplu, certificatul constatator ONRC sau declarația notarială a împuternicitului reprezentantului legal, semnate de persoana autorizată folosind propriul certificat digital). O parte a acestor documente trebuie depuse în original la sediul AFM (în această perioadă prin poștă sau folosind servicii de curierat).
Depunerea electronică a declarațiilor privind obligațiile la Fondul pentru mediu se poate realiza și de către un reprezentant legal sau un împuternicit al reprezentantului legal, pe baza deținerii unei semnături electronice calificate.
Teoretic, acest tip de serviciu nou gândit de autorități trebuia să intre în vigoare încă de la 1 ianuarie 2020. Din cauza numărului considerabil de solicitări depuse de contribuabili, însă, procesul de înrolare s-a extins și după această dată, iar operatorii care nu dețin accesul la platforma autorităților trebuie să continue comunicarea cu AFM prin mijloacele agreate în această perioadă de criză (curier, poștă).
Cum se poate observa, procesul în sine de raportare nu este deloc complicat. Probleme există, însă, atunci când vine vorba despre zona practică – cum calculăm, efectiv, cantitatea de ambalaje introduse pe piață, pentru a afla care este cantitatea pe care avem obligația să o reciclăm. Pentru a obține un rezultat corect, trebuie să calculăm ambalajele primare, secundare și terțiare, deși, majoritatea documentelor justificative nu includ ambalajele primare în greutatea brută.
Apoi, este posibil ca documentele de transport să nu conțină întotdeauna toate informațiile necesare. Or, în cazul unui agent economic care importă mai multe produse – uneori de ordinul sutelor, este evident că este nevoie de timp, atenție și personal.
Sunt mulți operatori economici care nu înțeleg, de pildă, de ce trebuie să calculeze în totalul ambalajelor pentru care sunt responsabili și cele care nu ajung efectiv la clienți sau de ce trebuie să ia în calcul în situațiile lunare ambalajele aferente unor echipamente de producție sau unor produse auxiliare care, pe același principiu, nu sunt livrate efectiv clienților din România.
O altă problemă poate apărea în stabilirea momentului declarării ambalajelor, adică momentul exact al ”introducerii pe piața națională”, care diferă de la un tip de achiziție la alta, dar legea nu face totuși o distincție clară în acest sens (de exemplu, când trebuie declarat un ambalaj gol achiziționat din țară sau din afara României și când trebuie declarat ambalajul aferent materiei prime achiziționate din afara țării – în luna în care a avut loc achiziția, sau în luna în care ambalajul gol este utilizat în producție și i se conferă funcția de ambalare).
Altfel spus, îndeplinirea obligațiilor presupune resurse umane alocate și timp. Din motive operaționale, în practică, am constatat că și simpla înrolare online este un proces care necesită eforturi considerabile din partea contribuabililor. Autoritățile, la rândul lor, trebuie să aloce timp și resurse pentru a valida toate dosarele pe care le-au primit spre analiză, ceea ce se traduce prin timpi mari de așteptare.
Acuratețea informațiilor din declarații, cheia inspecțiilor
În plus, inspecțiile fiscale de până acum au demonstrat că pentru operatorii economici, cheia o reprezintă acuratețea datelor și informațiilor incluse în aceste declarații (de exemplu, împărțirea corectă a materialelor de ambalaje pe tipuri, luarea în calcul a tuturor tipurilor de ambalaje pentru care un operator este responsabil, încadrarea corectă a echipamentelor electrice și electronice în categorii de astfel de echipamente, etc.). De asemenea, în practică, este obligatorie verificarea periodică a bazelor de date pe care companiile le utilizează pentru stabilirea datelor care stau la baza completării declarațiilor de mediu. Nu de puține ori, conversia datelor din diverse module ale sistemelor de gestiune internă a operatorilor economici în fișiere Excel de lucru și trasabilitatea documentară (atât pe lanțul de achiziție a bunurilor ambalate, echipamentelor electrice și electronice, bateriilor etc. cât și pe fluxul de reciclare a deșeurilor aferente, de la locul de generare până la reciclatorul final) a fost contestată, pe bună dreptate de autorități în cadrul inspecțiilor.
Și o ultimă informație – perioada fiscală în care autoritățile Fondului pentru Mediu verifică situația de fapt fiscală a unui contribuabil este de cinci ani pentru care au dreptul să solicite și să verifice existența și corectitudinea declarațiilor întocmite și depuse.
