Telemunca sau digitalizarea, două dintre principalele tendințe care se manifestau anterior COVID-19, dar care au accelerat în ultimul an, atrag o multitudine de provocări la nivelul politicilor de resurse umane, atât pentru angajat, cât și pentru angajator.
”Dincolo de preocuparea constantă de a asigura continuarea afacerii, în noua realitate, două noțiuni au fost centrale pe agenda angajatorilor în 2020: preocuparea pentru sănătatea angajaților și organizarea muncii la distanță”, a declarat Anda Rojanschi, Partener D&B David și Baias, în cadrul webinarului ”Munca viitorului. Provocări & soluții”, organizat de PwC România.
Iar dacă ne gândim la perioada următoare, observăm că circa 80% dintre companii au luat o decizie sau analizează perspectiva permanentizării telemuncii, potrivit unui sondaj realizat de PwC România.
”Și înainte de pandemie se vorbea despre munca de acasă și de flexibilitatea muncii, dar erau considerate beneficii importante pentru brandul angajatorilor din anumite industrii, mai ales al celor care se orientau către generațiile mai tinere. O dată cu pandemia, acolo unde a fost posibil, munca de acasă a devenit obligatorie și chiar a dus la menținerea sau creșterea productivității. Întrebarea este cu ce preț a crescut această productivitate și cât poate să dureze. Sunt motive pentru care angajații au fost mai eficienți: reducerea timpului de transport, de socializare, dar aceasta a creat și o problemă, transformându-se într-o oboseală acutizată”, a spus Oana Munteanu, Director People & Organisation PwC România. Potrivit Oanei Munteanu ”această presiune i-a afectat mai degrabă pe cei foarte performanți care reprezintă cam 20-30% dintre angajați și pe care companiile și-i doresc cel mai mut”.
Pe termen lung, modul de lucru trebuie regândit, la fel şi pachetele de recompensare, care ar trebuie să fie mult personalizate pentru a răspunde nevoilor tuturor angajaţilor. Un studiu realizat de PwC la nivel global, prin intermediul social media, arată că 55% dintre angajați își doresc de la angajator timp liber neîntrerupt, sprijin pentru gestionarea stresului, beneficii pentru îngrijirea copiilor și facilitarea socializării.
Există și alte provocări. ”Telemunca a venit cu serie de riscuri noi, care nu au fost până acum pe agenda departamentului de sănătate și securitate în muncă, sau cu exacerbarea unor riscuri existente. Vă dau două exemple: sănătatea mintală (gestionarea stresului, riscul de ”burnout”) și creșterea riscului de dezvoltare a afecțiunilor musculo-scheletale. Din această perspectivă, inițiativele angajatorilor pentru menținerea stării de bine a angajaților se pot transforma chiar în obligații pentru aceștia. Trebuie să existe o evaluare a riscurilor legate de telemuncă făcută de specialiștii în sănătate și securitate în muncă, iar în funcție de această evaluare medicul de medicina muncii poate propune măsuri de prevenție”, spune Ioana Cercel, avocat D&B David și Baias SCA.
”Munca la distanță nu este o chestiune logistică, ci necesită regândirea în substanță a modului de lucru, a rolurilor, a interacțiunilor la nivel de echipă și organizație, astfel încât impactul să fie pozitiv atât asupra productivității imediate, cât și asupra stării de bine a angajaților sau culturii organizaționale, în general. Companiile trebuie să facă adevărate exerciții de imaginație și să creeze scenarii legate de cine, unde, când și cum va lucra, nu doar pentru a adapta spațiile și instrumentele de lucru, dar și pentru a defini pachetele adecvate de compensații și beneficii”, mai spune Oana Munteanu.
Munca de oriunde are limitări fiscale și juridice. La ce trebuie să fie atenți angajații și angajatorii
Atunci când iau decizia de a permanentiza munca la distanță sau de a permite munca de oriunde, angajatorii trebuie sa aibă în vedere limitările pe care le implică din punct de vedere juridic și fiscal, deoarece în prezent legea nu corespunde nevoilor angajaților și angajatorilor.
Astfel, când alege locul din care își desfășoară activitatea, angajatul trebuie să ia în considerare riscul producerii unor accidente de muncă, aspect cu privire la care legislația actuală nu oferă soluții specifice. Acest lucru este valabil cu atât mai mult pentru lucrul din alte state. ”Dacă apare un accident de muncă pe perioada în care angajatul își desfășoară activitatea din altă țară, va fi destul de dificil de gestionat de către serviciul de SSM și se va pune problema: cum este asigurat angajatul? Ar fi bine ca aceste situații potențiale să fie abordate și să aibă soluții înainte de a le permite angajaților să-și desfășoare activitatea dintr-un alt stat”, precizează Ioana Cercel, Ioana Cercel, avocat D&B David și Baias SCA.
Mobilitatea angajatilor poate da naștere unor obligații fiscale, de securitate socială atât pentru angajat, cât și pentru angajator.
”În contextul în care angajatul solicită să lucreze de oriunde, angajatorii trebuie să aibă în vedere trei elemente și anume: o analiză a tuturor implicațiilor pe care le presupune desfășurarea muncii în alt stat și o estimare a costurilor, pentru că pot ajunge la costuri mult mai mari, o politică de mobilitate în care să statueze drepturile și obligațiile în teritoriile respective și o rețea de mobilitate: resurse umane, tehnologii de monitorizare în țările unde lucrează, pentru că acestea ajută companiile să determine implicațiile fiscale, de securitate și imigraționiste”, a arătat Irina Nistor, Director Global Mobility, PwC România.
Din perspectiva regulilor de impozitare internațională, impozitele se plătesc acolo unde se creează valoarea, care sunt cel mai adesea locurile în care se găsesc oamenii. Deși numeroase state au adoptat linii directoare privind situațiile create de restricționarea mobilității, România nu are încă o poziție clară în această privință.
”În cazul muncii dintr-un alt stat, locul de unde se lucrează poate fi considerat un sediu fix pentru angajator, care poate determina un sediu permanent al acestuia. În această perioadă de restricții, statele membre OCDE au acordat circumstanțe atenuante pentru angajații care lucrează în alte state, neconsiderând că generează un sediu permanent. România însă nu este membru OCDE și nu a adoptat nicio poziție în ceea ce privește noțiunea de sediu permanent, în contextul specific al restricțiilor de mobilitate din această perioadă. În practică pot apărea întrebări pe această temă și trebuie analizat fiecare caz în parte”, a arătat Iulian Panfiloiu, Senior Manager PwC România.
Munca la distanță și responsabilitatea utilizării datelor
Referitor la tehnologiile de monitorizare a angajaților, o temă mult discutată în ultimul an, Daniel Vinerean, avocat D&B David și Baias, a arătat că angajatorul are dreptul de a verifica activitatea salariatului conform legislației privind telemunca, dar cu respectarea anumitor condiții impuse de legislația aplicabilă în domeniul protecției datelor cu caracter personal. De altfel, nevoia protejării datelor în contextul muncii de la distanță reprezintă o provocare pentru angajatori.
”În cazul muncii de la distanță pot apărea numeroase probleme legate de necesitatea asigurării confidențialității datelor utilizate de angajați cu ocazia îndeplinirii sarcinilor de serviciu. Când aceste date sunt date cu caracter personal, lucrurile sunt și mai complicate. Responsabilitatea prelucrării datelor cu caracter personal aparține atât angajatorului cât și angajaților. Dacă angajatorul trebuie să pună la dispoziția angajaților dispozitive și metode sigure de comunicare, angajații trebuie să acționeze responsabil atunci când lucrează de la distanță. Este în sarcina angajatorului să asigure angajatilor dispozitive pe care sunt instalate mijloace adecvate de protecție. Cu toate acestea, angajații ar trebui la rândul lor să fie conștienți că nu pot utiliza conexiuni la internet nesecurizate, că nu pot imprima documente de serviciu în locuri publice sau aglomerate și că nu pot avea discuții legate de sarcinile de serviciu în locuri în care accesul unor persoane străine nu poate fi controlat. Este un efort comun, dar care, corect statuat la nivel intern, inclusiv prin proceduri clare și prin instruire temeinică, poate să asigure o protecție adecvată a datelor cu caracter personal în cazul muncii de la distanță”, a mai spus Daniel Vinerean.
În final ”telemunca duce la construirea unui nou contract între angajat și angajator, a unui nou tip de încredere și fiecare parte trebuie să-și exercite drepturile cu bună credință. În acest spirit, Comisia Europeană a inițiat reglementarea dreptul angajatului la deconectare, existând în același timp și dreptul angajatorului de a monitoriza activitatea angajatului la distanță”, a concluzionat Anda Rojanschi.
Declarațiile au fost făcute în cadrul webinarului ”Munca viitorului. Provocări & soluții”, organizat de PwC România și D&B David și Baias pe 4 Martie. La eveniment au participat Anda Rojanschi, Partener, D&B David și Baias, Irina Nistor, Director, Global Mobility PwC Romania, Oana Munteanu, Director, People & Organization PwC Romania, Ioana Cercel, Avocat Senior Coordonator D&B David și Baias, Daniel Vinerean, Avocat Senior D&B David și Baias, Iulian Panfiloiu, Senior Manager PwC Romania și Madălina Pașca, Manager, People & Organization PwC Romania.
